Ce mois-ci, Ogust se dote d’une balance âgée Clients. Souvent inconnue du plus grand nombre, elle est pourtant essentielle comme indicateur de la santé de l’entreprise puisqu’elle donne une visibilité sur l’état de la trésorerie future de l’entreprise. Mais, voyons plus de plus près comment exploiter au mieux cet outil dans la gestion de votre l’entreprise.

Qu’est-ce qu’une balance âgée Clients ?

Une balance âgée client est un tableau de bord comptable. Véritable outil de pilotage de votre trésorerie, la balance âgée Client vous donne une vue sur 90 jours glissants de votre rentrée des créances.

À tout moment de l’année, elle permet de suivre à une date donnée (date du jour ou bien à une date d’arrêté comptable par exemple) l’état des créances clients (factures émises sur les clients). Vous pouvez ainsi suivre si le chiffre d’affaires facturé est bien recouvré normalement.

Ogust se dote d'une balance âgée

À quoi sert-elle ?

Comme dit précédemment, c’est un tableau de bord. C’est donc aussi un outil de prise de décision.

La balance âgée est un outil indispensable pour :

  • suivre les retards de règlements,
  • identifier les “mauvais payeurs”.

Quelles décisions prendre ?

Par sa vue synoptique, la balance âgée vous permet donc d’identifier rapidement les retards de paiement et les mauvais payeurs. Elle vous aide aussi à prendre des décisions sur les « niveaux de tolérance » concernant les retards de paiement tant sur la durée que sur les montants dus. Vous pouvez alors définir les délais pour adresser les relances et le délai entre la 1re, 2e et 3e relance.

Prendre les devants sur les retards de paiement exceptionnel

Le contexte économique étant compliqué, vous pouvez rapidement constaté si ce retard de paiement est inhabituel – certains particuliers ont la fâcheuse manie d’attendre la relance pour régler leur facture – et dans ce cas, outre la relance, éventuellement contacter le client pour identifier le problème et peut-être négocier d’autres modalités de contrat ou un étalement de la dette.

Se prémunir contre les mauvais payeurs

Avec la balance âgée, l’identification des mauvais payeurs est assez facile et permet de ne pas être surpris. Vous avez donc relativement le temps pour choisir et mettre en œuvre une stratégie afin d’obtenir le recouvrement de la dette et surtout d’alerter vos commerciaux sur ces profils.Elle permet également de constituer un tableau de bord comprenant les indicateurs sur les risques à venir.

Recouvrement

Si après plusieurs relances amiables, le client n’a pas réglé le montant dû, il vous est possible de démarrer un processus de recouvrement par voie judiciaire.

Affacturage

Si vous n’avez pas adressé à temps les relances et négligé le suivi des encaissements, votre entreprise peut être confrontée à des problèmes de trésorerie. Vous pouvez alors avoir recours à une société d’affacturage (l’affactureur ou, en anglais, factor) pour financer la poursuite de votre activité.

Le factor vous apporte le montant des factures que vous lui confiez et se charge de leur recouvrement après le dépassement des dates d’échéance. Il perçoit en contrepartie une commission pour le service et l’avance des fonds.

Le coût de l’affacturage est variable : il dépend du volume et du montant global des factures cédées, et d’autres facteurs comme votre secteur d’activité, etc. Généralement, le coût de l’affacturage est évalué entre 1,4% et 2,5% du chiffre d’affaires confié.

De la balance âgée Clients à votre plan de trésorerie

La balance âgée permet donc à la fois de visualiser les créances échues et non échues, permettant aussi de construire un prévisionnel de trésorerie.

Un plan de trésorerie est un document financier qui récapitule les entrées et les sorties de trésorerie prévues, sans exception,sur 12 mois généralement.

Ce plan de trésorerie doit être tenu à jour régulièrement afin de remonter des informations les plus vraies possibles pour le futur. Vous aurez ainsi une visibilité correcte sur la santé financière de votre entreprise, et vous pourrez envisager ou non des investissements.

La balance âgée Clients étant la source d’information sur l’état des entrées provenant des clients, elle est indispensable à la conception de votre plan de trésorerie et à sa mise à jour.


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