Signature électronique intégrée ou non ? Quel procédé choisir pour être efficace au moindre coût .

La crise du COVID-19 a montré la nécessité de changer ses pratiques pour pouvoir continuer à garder le contact avec ses prospects et clients dans un contexte sanitaire ne permettant plus d’interactions physiques ou de manière très limitée. La signature électronique est un excellent moyen de dématérialiser un processus lent et coûteux.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est un procédé technique et juridique permettant à des personnes d’apporter leur consentement et approbation à des documents numériques. Dans le secteur des services ou des services à la personne, les documents à signer peuvent être des mandats (mode mandataire), des devis ou contrats de prestations.

Cet outil respecte des conditions et des normes fixées et contrôlées par les autorités européennes et françaises. Les critères principaux que doit respecter une signature électronique sont :

  • l’identification de la personne qui signe (email, numéro de téléphone mobile, etc.),
  • la preuve de consentement du signataire et la garantie de l’intégrité du document, c’est-à-dire que son contenu soit figé dans le temps.

La signature électronique est régie par un cadre juridique précis en Europe via le règlement eIDAS et en France via sa retranscription dans les articles 1366 et 1367 du code civil. Seules les solutions proposées par des partenaires de confiance certifiés permettent de disposer de signatures électroniques à valeur juridique. Ces tiers de confiance sont audités de manière régulière pour s’assurer de la conformité de leurs solutions avec le règlement européen. En France, on peut citer par exemple : Universign ou Yousign.

Ainsi, la signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite !

Comment utiliser la signature électronique ?

Il existe deux possibilités d’utiliser la signature électronique :

Le mode non intégré : bien mais peu efficace

Vous n’avez pas de logiciel de gestion intégrant nativement la signature électronique, mais celui-ci vous permet de générer des documents (devis, contrat, etc.) au format PDF.

Si vous n’avez pas de logiciel de gestion et que vous utilisez un logiciel de traitement de texte comme Microsoft Word par exemple, il vous faudra exporter votre document au format PDF.

Une fois votre document au format PDF généré, il vous faudra vous connecter sur l’application de signature électronique et créer une nouvelle remise de signatures. Vous serez amené à saisir les coordonnées du ou des signataires, ajouter votre document, préciser l’emplacement de la E-signature et enfin envoyer votre document aux signataires.

Vous recevrez une notification par email dès la signature réalisée par votre interlocuteur.

Le mode intégré : le graal

Vous avez un logiciel de gestion des services à la personne comme Ogust qui intègre nativement la signature électronique avec son partenaire Universign depuis près de 10 ans.

Les documents devis ou contrats sont générés directement au format PDF à partir des informations saisies dans le logiciel (coordonnées, tarifs et prestations, etc.). Il vous suffit d’envoyer le document à signer par email sans quitter le logiciel.

Votre client clique sur le lien et est redirigé sur son portail extranet sur lequel il pourra lire son contrat et procéder à la signature électronique après réception d’un code sur son téléphone mobile.

Le document signé est directement stocké sur la fiche contact dans votre logiciel de gestion et vous recevez une notification.

Quels sont les bénéfices de la signature électronique ?

La signature électroniqueLa signature manuscrite sur papier génère un flux considérable d’opérations, entraînant des lenteurs de traitement et déclenchant d’innombrables aller-retours et coûts associés.

La signature électronique simplifie et sécurise l’ensemble de ces flux. Elle vous permet de valider vos devis et contrats en ligne, en utilisant des formats numériques connus comme le PDF. Vous invitez vos clients ou collaborateurs à signer des documents en ligne avec un minimum de contraintes. En effet, ils peuvent à tout moment et en tout lieu, accepter vos documents depuis un PC, une tablette, ou un smartphone.

La signature électronique, en plus d’accélérer vos processus commerciaux, vous permet d’optimiser vos taux de conversion. Combien de personnes laissent traîner un contrat sur leur bureau ou buffet avant de le lire et le renvoyer ? Combien renoncent finalement devant la lourdeur administrative de ce type d’opération ?

Avec elle, fini les impressions papiers, mises sous plis, envoi postal, traitement du courrier, classement, etc.

Elle vous permet en outre de mieux vous concentrer sur votre cœur de métier en réduisant considérablement les traitements administratifs improductifs de valeur pour votre entreprise et renforce votre image professionnelle !

Bien entendu, si vous souhaitez conserver un rendez-vous physique avec votre client (par exemple dans le secteur de l’aide à domicile), il est également tout à fait possible de le laisser signer devant vous, ou bien même de ne réserver le processus de signature électronique qu’au renouvellement de contrat.

Quels gains attendre de la mise en place de la signature électronique ?

Cela dépend directement du mode d’utilisation intégré ou non, décrit plus haut. Pour vous permettre un choix éclairé, nous allons analyser les 3 solutions en partant de l’hypothèse que vous utilisez au minimum un logiciel de gestion vous permettant de générer un document au format PDF :

Processus papier

Le document est imprimé en 2 exemplaires, puis mis sous pli et affranchi (cela coûte du temps et de l’argent). Pour maximiser vos chances, vous insérez une enveloppe de retour pré-affranchie. A réception du document signé et après vérification, vous scannez et archivez le document (cela coûte du temps).

Processus signature électronique non intégré

Le document est exporté au format PDF (cela coûte du temps). Vous initiez dans le logiciel de signature une nouvelle “remise de signatures” en ajoutant votre document et en saisissant manuellement les signataires (cela coûte du temps et de l’argent).

A réception du document signé, vous l’archivez dans votre logiciel ou tout autre système de stockage de documents (cela coûte du temps)

Processus signature électronique intégré

Vous envoyez votre document sans quitter votre logiciel et le client le signe directement sur son portail extranet (cela coûte de l’argent). Dès qu’il signe, vous êtes notifié et le document est archivé automatiquement sur sa fiche !

Signature électronique : processus et coût des modes de gestion d'un contrat

L’économie réalisée est flagrante et en considérant un volume mensuel de 100 nouveaux devis ou contrats à faire signer par mois, on arrive à une économie de 235 à 700 €/mois pour le mode non intégré et à une économie de 410 à 1000 €/mois pour le mode intégré !

Alors, qu’attendez-vous pour franchir le cap et commencer à économiser ?


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