ERP Cloud  : pourquoi les entreprises des services à la personne ne profiteraient pas ses avantages ?

ERP Cloud : pourquoi les entreprises des services à la personne ne profiteraient pas ses avantages ?

ERP Cloud : un terme bien barbare pour beaucoup de dirigeants et de gestionnaires. Un ERP est une solution intégrant tous les modules fonctionnels nécessaires à une entreprise de manière à ce qu’ils soient interconnectés entre eux. Pour l’utilisateur, c’est synonyme de saisie unique et de calculs automatiques et de la fin de sources d’erreur. Bref, des données exploitées « naturellement » par plusieurs services sans qu’un ressaisie soit nécessaire.

Mais malgré ces brèves explications, le terme ERP invite toujours à de nombreuses questions :

  • Les structures des services à la personne ont-elles besoin d’un ERP cloud ?
  • L’ERP peut-il aider les structures des services à la personne à se développer plus rapidement ?
  • Un ERP performant est-il envisageable dans le Cloud ?
  • Peut-on tout gérer avec un ERP ?
  • Comment choisir un ERP pour soutenir votre croissance ?

On vous répond dans ce livre blanc dédié aux services à la personne

Livre Blanc : se développer rapidement grâce à l'ERP Cloud Services à la personne

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Edito – Se développer plus rapidement grâce à l’ERP cloud des services à la personne

Dans les années 2000, je découvrais l’ERP, dans un grand groupe du secteur de l’énergie, après avoir fait carrière dans la gestion des affaires et chantiers. Je passais de la réalisation / production au soutien de celle-ci : la DSI.

Ce qui m’a amené à ce virage brutal qui m’anime encore toujours aujourd’hui : comment optimiser les ressources de l’entreprise ? Car c’est bien là la fonction d’un ERP.

Cependant, ma découverte m’amena rapidement à un constat plutôt décevant : l’ERP que j’avais en main était complexe, généraliste et chaque demande d’évolution ou spécifique coûtait une petite fortune et demandait des délais de réalisation très longs. Qui plus est, l’interface n’encourageait pas les utilisateurs à y renseigner leurs précieuses informations, essentielles au fonctionnement de l’entreprise. Il préféraient Excel !

Le web « professionnel » était à ses débuts (Salesforce a été fondé en 1999), mais très peu d’applications professionnelles étaient disponibles.

Je me lançais donc dans la conception de modules « métiers » accessibles depuis un navigateur web et interfacés avec notre ERP. Plus facile à développer, plus rapide à déployer, nous avions en 2 années seulement, transformé toutes les fonctions auparavant gérées sous Excel en un Intranet complet, taillé sur mesure pour notre métier.

Et les gains de productivité furent au rendez-vous…

Quelques années plus tard et fort de mon expérience, j’avais l’opportunité de repartir à zéro et de lancer le premier ERP métier dans le Cloud en 2007. Cet ERP, initialement dédié aux organismes de services à la personne, c’est Ogust !

Didier Humbert, cofondateur

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Les services à la personne ont-elles besoin d'un ERP Cloud ?

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Synthèse du contenu – Se développer plus rapidement grâce à l’ERP cloud des services à la personne

Dans ce livre blanc, destiné aux structures des services à la personne et à l’aide à domicile principalement, mais aussi au SSIAD, nous tenterons d’apporter des réponses aux questions suivantes :

  • Les structures des services à la personne ont-elles besoin d’un ERP ?
  • L’ERP peut-il aider les structures des services à la personne à se développer plus rapidement ?
  • Un ERP performant est-il envisageable dans le Cloud ?
  • Peut-on tout gérer avec un ERP ?
  • Comment choisir un ERP pour soutenir votre croissance ?

Vous trouverez donc au sommaire de ce livre blanc dédié à l’ERP  pour répondre à ces questions les parties suivantes :

  • Introduction
  • L’ERP, socle de la stratégie de croissance
  • Les avantages de l’ERP
  • De l’ERP classique vers un ERP moderne
  • Un ERP est-il envisageable dans le Cloud ?
  • L’ERP ne gère pas tout
  • Cas d’usage
  • Conclusion

Introduction

Depuis leur création dans les années 80, les ERP (progiciels de gestion intégrés) restent l’outil informatique référent dans l’optimisation des processus de gestion de l’entreprise, tant concernant l’efficacité commerciale et la productivité que les fonctions supports.

Loin d’être figés, les ERP ont beaucoup évolué ces dernières années :

  • Ils s’ouvrent de plus en plus facilement vers des fonctionnalités métiers externes ou vers des technologies telles que l’automatisation des processus métiers (RPA).
  • Les interfaces d’hier, peu intuitives et contenant trop de fonctionnalités inutiles, ont été repensées pour s’adapter à chaque utilisateur et sa fonction, avec une logique d’instantanéité de l’information et d’efficacité pour l’ensemble de l’organisation. L’ERP est donc beaucoup plus « user centric » aujourd’hui.
  • L’ERP s’ouvre au SaaS, déchargeant l’entreprise des contraintes d’installation, de mises à jour, de maintenance technique et du maintien en conditions opérationnelles (exploitation, administration, continuité, disponibilité, sécurité, etc.) de la solution.

La question est alors de se demander pourquoi les entreprises des services à la personne, d’aide à domicile et de services de soins infirmiers à domicile ne profiteraient pas de ces avantages alors que leurs principales contraintes de développement sont le temps et l’organisation.

Plus que tout autre secteur, ces services ont un besoin d’un outil informatique leur permettant d’optimiser les processus et de rationaliser les coûts pour répondre au mieux aux demandes toujours plus croissantes du fait de notre population vieillissante.

Pour en savoir plus, téléchargez notre livre blanc

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Ce livre blanc a été écrit, mis en page et publié par Ogust.


Pour aller plus loin

La signature électronique intégrée, un fabuleux moyen de croissance en 2020

La signature électronique intégrée, un fabuleux moyen de croissance en 2020

Signature électronique intégrée ou non ? Quel procédé choisir pour être efficace au moindre coût .

La crise du COVID-19 a montré la nécessité de changer ses pratiques pour pouvoir continuer à garder le contact avec ses prospects et clients dans un contexte sanitaire ne permettant plus d’interactions physiques ou de manière très limitée. La signature électronique est un excellent moyen de dématérialiser un processus lent et coûteux.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est un procédé technique et juridique permettant à des personnes d’apporter leur consentement et approbation à des documents numériques. Dans le secteur des services ou des services à la personne, les documents à signer peuvent être des mandats (mode mandataire), des devis ou contrats de prestations.

Cet outil respecte des conditions et des normes fixées et contrôlées par les autorités européennes et françaises. Les critères principaux que doit respecter une signature électronique sont :

  • l’identification de la personne qui signe (email, numéro de téléphone mobile, etc.),
  • la preuve de consentement du signataire et la garantie de l’intégrité du document, c’est-à-dire que son contenu est figé dans le temps.

La signature électronique est régie par un cadre juridique précis en Europe via le règlement eIDAS et en France via sa retranscription dans les articles 1366 et 1367 du Code civil. Seules les solutions proposées par des partenaires de confiance certifiés permettent de disposer de signatures électroniques à valeur juridique. Ces tiers de confiance sont audités de manière régulière pour s’assurer de la conformité de leurs solutions avec le règlement européen. En France, on peut citer par exemple : Universign ou Yousign.

Ainsi, la signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite !

Comment utiliser la signature électronique ?

Il existe deux possibilités d’utiliser la signature électronique :

Le mode non intégré : bien, mais peu efficace

Vous n’avez pas de logiciel de gestion intégrant nativement la signature électronique, mais celui-ci vous permet de générer des documents (devis, contrat, etc.) au format PDF.

Si vous n’avez pas de logiciel de gestion et que vous utilisez un logiciel de traitement de texte comme Microsoft Word par exemple, il vous faudra exporter votre document au format PDF.

Une fois votre document au format PDF généré, il vous faudra vous connecter sur l’application de signature électronique et créer une nouvelle remise de signatures. Vous serez amené à saisir les coordonnées du ou des signataires, ajouter votre document, préciser l’emplacement de la E-signature et enfin envoyer votre document aux signataires.

Vous recevrez une notification par email dès la signature réalisée par votre interlocuteur.

Le mode intégré : le Graal

Vous avez un logiciel de gestion des services à la personne comme Ogust qui intègre nativement la signature électronique avec son partenaire Universign depuis près de 10 ans.

Les documents devis ou contrats sont générés directement au format PDF à partir des informations saisies dans le logiciel (coordonnées, tarifs et prestations, etc.). Il vous suffit d’envoyer le document à signer par email sans quitter le logiciel.

Votre client clique sur le lien et est redirigé sur son portail extranet sur lequel il pourra lire son contrat et procéder à la signature électronique après réception d’un code sur son téléphone mobile.

Le document signé est directement stocké sur la fiche contact dans votre logiciel de gestion et vous recevez une notification.

Quels sont les bénéfices de la signature électronique ?

La signature électroniqueLa signature manuscrite sur papier génère un flux considérable d’opérations, entraînant des lenteurs de traitement et déclenchant d’innombrables allers-retours et coûts associés.

La signature électronique simplifie et sécurise l’ensemble de ces flux. Elle vous permet de valider vos devis et contrats en ligne, en utilisant des formats numériques connus comme le PDF. Vous invitez vos clients ou collaborateurs à signer des documents en ligne avec un minimum de contraintes. En effet, ils peuvent à tout moment et en tout lieu, accepter vos documents depuis un PC, une tablette, ou un smartphone.

La signature électronique, en plus d’accélérer vos processus commerciaux, vous permet d’optimiser vos taux de conversion. Combien de personnes laissent traîner un contrat sur leur bureau ou buffet avant de le lire et le renvoyer ? Combien renoncent finalement devant la lourdeur administrative de ce type d’opération ?

Avec elle, fini les impressions papier, mises sous plis, envoi postal, traitement du courrier, classement, etc.

Elle vous permet en outre de mieux vous concentrer sur votre cœur de métier en réduisant considérablement les traitements administratifs improductifs de valeur pour votre entreprise et renforce votre image professionnelle !

Bien entendu, si vous souhaitez conserver un rendez-vous physique avec votre client (par exemple dans le secteur de l’aide à domicile), il est également tout à fait possible de le laisser signer devant vous, ou bien même de ne réserver le processus de signature électronique qu’au renouvellement de contrat.

Quels gains attendre de la mise en place de la signature électronique ?

Cela dépend directement du mode d’utilisation intégré ou non, décrit plus haut. Pour vous permettre un choix éclairé, nous allons analyser les 3 solutions en partant de l’hypothèse que vous utilisez au minimum un logiciel de gestion vous permettant de générer un document au format PDF :

Processus papier

Le document est imprimé en 2 exemplaires, puis mis sous pli et affranchi (cela coûte du temps et de l’argent). Pour maximiser vos chances, vous insérez une enveloppe de retour préaffranchie. A réception du document signé et après vérification, vous scannez et archivez le document (cela coûte du temps).

Processus signature électronique non intégrée

Le document est exporté au format PDF (cela coûte du temps). Vous initiez dans le logiciel de signature une nouvelle “remise de signatures” en ajoutant votre document et en saisissant manuellement les signataires (cela coûte du temps et de l’argent).

A réception du document signé, vous l’archivez dans votre logiciel ou tout autre système de stockage de documents (cela coûte du temps)

Processus signature électronique intégrée

Vous envoyez votre document sans quitter votre logiciel et le client le signe directement sur son portail extranet (cela coûte de l’argent). Dès qu’il signe, vous êtes notifié et le document est archivé automatiquement sur sa fiche !

Processus signature électronique intégré

Signature électronique : processus et coût des modes de gestion d'un contrat

L’économie réalisée est flagrante et en considérant un volume mensuel de 100 nouveaux devis ou contrats à faire signer par mois, on arrive à une économie de 235 à 700 €/mois pour le mode non intégré et à une économie de 410 à 1000 €/mois pour le mode intégré !

Alors, qu’attendez-vous pour franchir le cap et commencer à économiser ?


Pour aller plus loin :

Migration de données : gestion des risques

Migration de données : gestion des risques

Parmi les sujets qui cristallisent les appréhensions lorsqu’on change de logiciel, on compte celui de la migration de données. Jongler entre plusieurs applications (CRM, logiciel Paie, logiciel de comptabilité, etc.) implique forcément à un moment d’intégrer les informations de l’une vers celle qui permet l’analyse la plus complète ou la meilleure exploitation des données. Vous serez donc indubitablement amené à effectuer cette opération de transfert de données délicate et à supporter les inquiétudes qui vont avec : est-ce que mes données ne vont pas être détruites ou détériorées durant le transfert ? Combien de temps allons-nous être ralentis, voire bloqués dans notre activité durant le transfert de données ? Allons-nous perdre une partie des informations ? Allons-nous retrouver nos informations en bon état ?

À toutes ces questions, Ogust apporte une solution pour votre migration de données initiale et pour celles qui suivront (lorsque vous souhaiterez intégrer les informations d’un logiciel non lié à votre application de gestion, par exemple) : les importations.

Migration de données et risques du transfert de données

Ogust - migration de données

La migration de données est le transfert de données brutes (saisies) et traitées (calcul par exemple) d’un logiciel vers un autre, de manière massive, rapide et unique. On parle aussi d’export ou d’extraction de données (généralement vers un fichier au format XML ou CSV, lisible à partir d’un tableur de type Excel) et d’importation quand on injecte les données dans le nouvel outil via un fichier XML ou CSV.

La migration de données intervient principalement dans 4 cas :

  • Le changement de logiciel lorsque votre ERP ou CRM devient obsolète ou qu’il génère des incidents dans la gestion de votre activité,
  • L’intégration de données d’une application vers un autre logiciel. Vous pouvez, par exemple, vouloir importer vos contacts LinkedIn dans votre base Prospects.
  • La fusion de 2 sociétés après une fusion-acquisition, par exemple.
  • La migration de l’application vers le Cloud lorsque vous optez pour la version SaaS de votre logiciel jusqu’alors On premise.

La difficulté principale de la migration de données est la conversion des données dont le format et la structure sont généralement différents entre les outils informatiques. Il est donc nécessaire de réaliser un traitement de grande précision pour convertir les données préalablement à la migration elle-même.

Il est à noter que chez certains éditeurs, il est très difficile de récupérer ses données dans un format facilement exploitable. Renseignez-vous avant de souscrire sur la disponibilité de vos données dans un format lisible !

Lors de l’injection des données, 3 risques de perte de données peuvent se présenter :

  • Les données d’origine sont corrompues : une partie des informations sont illisibles, ce qui les rend inutilisables par le logiciel devant les accueillir.
  • Les données d’origine sont incomplètes et ne permettent pas une exploitation simple : Il faudra dans ce cas, compléter les données manuellement avant import.
  • Le format de données est inexploitable : certains éditeurs vous mettent à disposition des exports dans des formats non interprétables sans disposer du mode d’emploi, qui n’est jamais fourni par ailleurs.

Transfert de données : la solution d’import de données d’Ogust

Ogust - Transfert de données

Rendre ses utilisateurs autonomes et agiles grâce à des solutions techniques pratiques  a toujours été dans les préoccupations d’Ogust. C’est pour cela que l’équipe a créé un outil d’import pour vous aider à importer des données d’applications que vous utilisez, mais qui ne sont pas liées à votre logiciel de gestion Ogust.

La migration initiale de vos données représentant un certain nombre de risques majeurs comme nous l’avons mentionné plus haut, nous vous assistons sur les opérations d’import.

L’importateur de données concerne un certain nombre de modules tels que : fiches clients, fiches intervenantscatalogue de prestations et tarifscontratsfactures, règlements, secteurs, tiers-payeurs et plans d’aide, plannings, etc.

Cet utilitaire fait partie des options avancées. Il faut donc l’activer préalablement dans les options de votre Ogust.

Pour préparer la conversion des données, vous pouvez télécharger les matrices correspondantes à la structure de la table de données concernée (prospects, clients, candidats, salariés, contrats clients, interventions, factures et règlements, offre de prestations et tarifs). Nous vous indiquons le format et les informations attendues dans chacune des colonnes ainsi qu’un exemple.

L’ensemble de la procédure est assez simple et peut être réalisée par toute personne utilisant l’outil Ogust sans difficulté ; d’autant plus qu’il n’est pas possible de faire « n’importe quoi », car le validateur contrôlera votre fichier et vous indiquera les anomalies rencontrées. Vous pourrez corriger avant de retenter l’opération.

L’aide en ligne vous accompagne ainsi que notre équipe support.

Nous restons aussi à votre disposition pour répondre à vos questions sur cet outil.

L’innovation est dans l’ADN d’Ogust tout comme l’Humain. Ainsi, Ogust vous accompagne dans votre transformation numérique et vous apporte son soutien dans la réorganisation de vos processus pour vous permettre de vous concentrer sur votre métier. Vous souhaitez bénéficier ou participer à la création de ces innovations d’usage dans le secteur des services à domicile : contactez-nous !


Pour aller plus loin :

Espace client et bonnes pratiques

Espace client et bonnes pratiques

Votre espace client n’est pas seulement un outil de gestion ou un portail extranet, c’est aussi un allié dans votre stratégie de fidélisation et celle de Repeat Business (stratégie de réachat). Vous avez donc tout intérêt à l’utiliser avec efficience dans votre démarche d’optimisation de l’expérience Client. On s’explique…

L’espace Client Ogust est un accès direct ou via votre site Web à une plateforme d’échanges d’informations avec vos clients. À l’intérieur, ils peuvent accéder à :

  • Leur planning,
  • leurs informations de compte,
  • leurs documents (devis, contrat, factures, attestations fiscales),
  • des enquêtes satisfaction,
  • une messagerie sécurisée.

L’ensemble de ces fonctionnalités vous laissent un large champ pour personnaliser votre relation avec vos clients et leur permettre de se sentir privilégiés et uniques.

LE SAVIEZ-VOUS ?

Pour 80% des centres de contact, l’amélioration de l’expérience client est l’objectif stratégique numéro 1 (Sondage Deloitte). Tout simplement parce que 64% des clients (sondage Gardner) abandonnent une marque suite à une mauvaise expérience client. Or, le coût d’acquisition d’un client est supérieur à son coût de rétention.

Un service client en ligne de qualité peut faire toute la différence, aussi bien avant qu’après-vente.

Portail Extranet ou espace clientAvant-vente : l’espace client est un atout commercial

Si l’espace client n’est pas votre premier argument de vente, il est cependant un solide atout qui peut faire la différence. Dans une époque où tout doit aller vite et être même instantané, vous donnez l’image à vos clients d’être un fournisseur qui a compris ce qu’était la notion de service.

En effet, pour l’usager, il ne s’agit plus aujourd’hui d’obtenir simplement le service attendu, mais d’avoir à sa disposition des outils pour être autonome dans ses choix d’achat (informations sur les produits et services, comparatifs, avis d’autres clients), mais aussi d’avoir à sa disposition la possibilité, dans le cas des services à la personne, de gérer son planning, d’obtenir en toute simplicité de nouvelles prestations et de régler un incident rapidement via le Portail Extranet.

Ainsi, dans le cas de l’avant-vente, nous vous conseillons de rendre bien visible cet espace Client et d’en faire largement sa promotion sur votre site Internet et vos supports Print (papier). Tous vos concurrents n’ont pas de portail Extranet. Vous en avez un : faites-le savoir ! Sur vos pages web, mettez en scène cet espace à l’aide de visuels, voire même d’une courte vidéo. Il s’agit aussi d’incarner cet espace en décrivant ce qui trouve l’utilisateur (par exemple : « Identifiez-vous sur votre espace client pour accéder à vos factures, suivre une commande, changer de forfait et d’options, », etc. ).

Et mieux encore ! Pourquoi limiter cet espace à vos clients ? Le formulaire d’inscription à cet espace peut aussi être un bon outil de génération de leads qualifiés ! C’est une option à envisager dans votre stratégie d’acquisition de clients…

L’après-vente : un atout pour votre fidélisation et le Repeat Business

On a rarement l’opportunité de faire 2 fois une première bonne impression : nous vous conseillons de bien travailler votre page d’accueil : un message d’accueil, un tableau de bord, une liste d’accès rapide… Voilà quelques idées pour concevoir cette page essentielle dans l’expérience utilisateur au sein de votre espace réservé à vos clients.

Les accès généraux

Les données du tableau de bord doivent être vraies et donc actualisées automatiquement. Ça tombe bien ! Avec Ogust, votre espace client est lié à votre application : les informations sont actualisées en temps réel. Par ailleurs, vous pouvez gérer les accès (aidants, proches, etc.) de manière à renforcer la sécurité de ces données.

Au-delà des informations contractuelles (contrats, devis, factures, etc.) et fonctionnelles (planning), votre espace client est aussi un lieu de commercialisation. N’hésitez pas à y faire la promotion de votre offre, des suggestions personnalisées ou communiquer sur votre actualité. Vous pouvez aussi l’inciter à s’orienter vers des offres Premium ou encore, correspondant mieux à sa consommation ou sa situation.

De même, comme vous le propose Ogust, ce lieu doit vous avoir des fonctionnalités transactionnelles (paiement en ligne, signature électronique…) et relationnelles (messagerie sécurisée, enquête de satisfaction).

Ogust vous offre aussi la possibilité de développer des options de services spécifiques si nécessaire.

Marques d’incitation et personnalisation

Il y a des petits plus qui font de grandes différences ! Ogust vous permet de personnaliser automatiquement l’accès de vos clients à cet espace par leur reconnaissance : c’est toujours plus agréable  d’être accueilli par un « bonjour, Madame X » ou un « Bienvenu M. Y dans votre espace ». Cela rassure la personne connectée et lui donne l’impression d’être chez elle. Son ergonomie est aussi un élément renforçant cette impression si les écrans présentent les mêmes caractéristiques de disposition des éléments. La personne loguée y a ses repères et navigue entre les pages plus facilement.

 

Si vous avez opté pour la fonctionnalité de télégestion Ogust, le client peut suivre les prestations, valider les heures de garde d’enfants et notifier des commentaires directement et surtout aisément. Pour les gestionnaires, cette fonctionnalité offre de multiples avantages et confort que nous détaillons dans l’article Validation des heures pour la garde d’enfants facilitée par Ogust. Pour vos clients, c’est un système pratique sur un canal directement en relation avec vous qui lui évite les inconvénients d’un appel téléphonique (attendre l’ouverture de l’agence, patienter pour que la ligne ou l’interlocuteur soit disponible, etc.) pour régler un incident ou poser une question.

Par ailleurs, rien ne vous empêche de renforcer votre relation avec lui en ajoutant des fonctionnalités : réseaux sociaux, alertes, Inscription et archives des Newsletters.

Enfin, avant de conclure, vous avez encore la possibilité de donner à vos meilleurs clients la meilleure des expériences en leur proposant des offres privilégiées.

Vous n’aviez peut-être pas envisagé comme cela le module Espace Client, mais vous avez maintenant toutes les informations à votre disposition pour faire de ce lieu un véritable outil de commercialisation. Nous restons à votre disposition pour de plus amples informations sur les possibilités de développement spécifiques de notre ERP Ogust.


En savoir plus


L’innovation est dans l’ADN d’Ogust tout comme l’Humain. Ainsi, Ogust vous accompagne dans votre transformation numérique et vous apporte son soutien dans la réorganisation de vos processus pour vous permettre de vous concentrer sur votre métier. Vous souhaitez bénéficier ou participer à la création de ces innovations d’usage dans le secteur des services à domicile : contactez-nous !

La validation des heures pour la garde d’enfants facilitée par Ogust

La validation des heures pour la garde d’enfants facilitée par Ogust

La fonctionnalité « validation des heures pour la garde d’enfants » dans Ogust facilite le respect des obligations déclaratives URSSAF et fiscales pour les familles, mais aussi pour l’employeur. Elle permet par ailleurs d’optimiser la production des factures et bulletins de paie des salariés en limitant les erreurs.

Fidéliser les clients et les intervenants par un management collaboratif

Dans le cadre de son implication dans le modèle BUURTZORG que nous évoquions la semaine dernière, l’équipe d’Ogust a amélioré sa fonctionnalité de validation des heures pour la garde d’enfants afin de permettre à l’employeur de piloter l’autonomie et la responsabilisation de ses intervenants. En effet, avec ce module, les clients et les intervenants peuvent gérer ensemble, en toute transparence, leur planning et leurs déclarations.

Ainsi, la relation de confiance entre chaque tiers étant cultivée par cette fonctionnalité, le gestionnaire peut n’intervenir dans la relation client-intervenant qu’en cas de litige ou en cas de retard de saisie empêchant la facturation des prestations s’il le souhaite.

La fonctionnalité « validation des heures pour la garde d’enfants » en détail

Cette fonctionnalité validation des heures pour la garde d’enfants implique les intervenants dans la qualité de l’activité en donnant du sens à leur pointage. Sans la tutelle d’un gestionnaire, par le biais de leur Espace client (Portail extranet) (Mes Interventions), ils peuvent :

  • Valider les interventions prévues,
  • corriger les détails de l’intervention après réalisation,
  • créer des interventions non programmées,
  • saisir un commentaire si nécessaire, ou des kilomètres parcourus.

Validation des heures pour garde d'enfant dans Ogust

Ils peuvent ainsi aussi contribuer au développement de leur propre activité et donc celle de la structure.

Pour le client, ce module est un outil pratique et disponible 24h/7 (via son Portail extranet – Mes prestations). Il lui apporte sérénité dans sa gestion des prestations et donc confiance dans sa relation avec l’association ou l’entreprise d’Aide à domicile et garde d’enfants.

À partir de son portail-extranet, il peut :

  • Valider les pointages,
  • saisir un commentaire,
  • modifier des interventions ou en ajouter
  • annuler/refuser des interventions en précisant un motif.

Ce dispositif rend la période de facturation moins agitée et donne au client une image positive de la structure à ce sujet.

Gestion : les avantages de la fonctionnalité ‘Validation des heures pour la garde d’enfant’

Au-delà de ce qu’apporte ce module en termes de relations humaines, de motivation et de confiance, cette fonctionnalité est aussi une opportunité pour le gestionnaire.

Dans le tableau ci-dessous, vous constaterez par vous-même les bénéfices de cette fonctionnalité :

Planning Facture Extranet Suivi
Avant Le gestionnaire s’informe des modifications et corrige manuellement les plannings. Le gestionnaire gère les réclamations après réception des factures. Peu d’interactions entre clients et intervenants. Pas de suivi en temps réel des plannings.
Après Clients et intervenants actualisent en temps réel les plannings. Les clients valident les heures effectuées et la facture est émise après cette validation. Les clients et intervenants peuvent gérer leurs plannings et communiquer entre eux. Actualisation en temps réel des plannings.

Concrètement, cette automatisation de la chaîne de facturation du planning à l’édition des factures vous apporte 5 avantages certains :

  • Gain de temps : la gestion des plannings est automatisée.
  • Réactivité : vous intervenez qu’en cas d’incident.
  • Image positive de la structure : confiance et humain sont des expressions qui prennent du sens.
  • Pilotage : vous développez l’autonomie et l’envie de réussir de vos équipes.
  • Sécurité : clients et intervenants ont accès uniquement à ce qui les concerne.

Pour en savoir plus

 


L’innovation est dans l’ADN d’Ogust tout comme l’Humain. Ainsi, Ogust vous accompagne dans votre transformation numérique et vous apporte son soutien dans la réorganisation de vos processus pour vous permettre de vous concentrer sur votre métier. Vous souhaitez bénéficier ou participer à la création de ces innovations d’usage dans le secteur des services à domicile : contactez-nous !

Les 5 pouvoirs de la signature électronique

Les 5 pouvoirs de la signature électronique

Accrochez-vous, c’est que du bonheur la signature électronique avec Ogust
Par définition, la signature électronique est à la signature manuscrite ce que l’email est au courrier postal. Et vous allez découvrir que cette prouesse technique est un véritable booster pour votre entreprise. C’est un accélérateur des processus commerciaux… Explications.

Signature électronique : gain de tempsLe pouvoir 1 : le gain de temps

Votre client n’a plus d’excuses pour vous dire qu’il n’a pas reçu votre courrier.

De plus, vous pourrez gérer une centaine de validation en moins de 5 minutes.

Vous allez enfin le temps de prospecter de nouveaux clients !

Le pouvoir 2 : une sécurité

signature électronique : sécurité

A part envoyer vos courriers en recommandé, vous n’avez aucune garantie que vos contrats soient bien arrivés en temps et en heure chez vos clients. Puis, vous n’êtes pas équipé à vérifier si les signatures manuscrites sont falsifiées…

Avec la signature électronique, plus de soucis ! Vous avez la garantie l’authenticité d’un document et l’identification des signataires. Vos contrats sont scellés en Pdf et sont infalsifiables. Ogust vérifie l’identité des signataires par mail, par sms et par identification extranet.

Avec l’horodatage (qui est une sorte de cachet de post numérique), tous les documents ont une apposition d’une date fiable sur un fichier et à en garantir son intégrité. Le client reçoit un code unique par sms à chaque signature, exactement comme fait votre banque quand vous achetez en ligne. Aujourd’hui, l’écrit sous forme électronique est admis comme preuve au même titre que l’écrit sur support papier. La législation (et notamment l’article 1316 du code civil) définit la signature électronique comme « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ».

Le pouvoir 3 : les économies

signature électronique : économie

En fonction de votre parc de clientèle, vous dépensez entre 900 et 3000 € de frais postaux par an. Et on ajoute les rames de papier, les impressions et les enveloppes…

Au final, l’envoie des contrats par courrier est un énorme budget pour votre entreprise. Avec la signature électronique, vous maîtrisez et minimiser les frais. Votre postière, votre installateur d’imprimante et votre libraire ne vont plus trop vous voir… Vous allez limiter les dépenses de fournitures pour votre structure (rame de papier et enveloppes).

De plus la planète vous remerciera car vous ne ferez plus d’impressions de documents. Tous vos dossiers seront stockés sur votre logiciel Ogust.


Eric ne connait pas la signature électronique

Vu sa tête, Eric ne connaît pas les signatures électroniques Ogust…


Le pouvoir 4 : le gain de place !

signature électronique : gain de place

Si on n’imprime plus, on stocke plus, et on gagne automatiquement de la place dans ses locaux. Sans plaisanter, les signatures électroniques permettent de dématérialiser vos contrats. Leurs formats numériques apportent une simplification pour l’archivage pour votre activité et vos clients. On peut signer tous les types de fichiers sans exception (fichiers word, PDF, jpg, XML, etc.). Le document reste lisible en clair par votre logiciel habituel.

Vos contrats et tous les autres documents seront accessibles 24h/24 !.

signature électronique : mobilité

Le pouvoir 5 : prospecter sans se déplacer

Grâce à la signature électronique, vous n’aurez plus de besoin de vous déplacer pour signer des documents. En plus, elle permet d’avoir une meilleure conversion de clients. Avec ce process technique, vous allez vendre vos services plus rapidement. Par exemple, si un client vous sollicite le soir car sa nounou est tombée malade. Son contrat sera envoyé en quelques secondes par mail. Et vous aurez satisfait le client en quelques clics.

Alors la signature électronique, l’essayer c’est l’adopter !

 

 

 


Les pouvoires de la signature électronique

LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE PERMET DE GAGNER DU TEMPS !

Guide lde la signature électronique

Visionner la vidéo de présentation


Pour aller plus loin

 

Opération Conversion RIB en IBAN

Opération Conversion RIB en IBAN

Le RIB est mort, vive l’IBAN ! C’est l’heure de la conversion RIB en IBAN !

Le Relevé d’Identité Bancaire vit ses derniers jours. Qu’est-ce que cela change pour les professionnels des services, services à la personne, aide à domicile et de la Petite Enfance ?L’IBAN entre en vigueur le 1 février 2014 et le ministre de l’Economie Pierre Moscovici et le gouverneur de la Banque de France ont appelé lundi les entreprises françaises à préparer leur passage aux nouvelles normes de paiement européennes SEPA

En effet, actuellement, à quatre mois de l’échéance, environ 50% des virements seulement sont déjà réalisés au format SEPA, une proportion qui tombe à 3% pour les prélèvements. Or, ces nouvelles normes doivent contribuer à la lutte contre la fraude et l’évasion fiscale, en particulier dans le cadre des exportations. Mais aussi de réduire considérablement les délais d’exécution des opérations bancaires à l’échelle européenne.

Par ailleurs, pour les entreprises – quelle que soit leur taille – Bercy assure que ce passage au SEPA apportera un réel bénéfice en termes de lisibilité pour la gestion comptable. Toujours selon Bercy, cela permettra :

  • à l’émetteur du virement de renseigner plus de détails (référence client de 35 caractères et zone libre de 140 caractères maximum), entre autres,
  • au destinataire d’avoir une date de réception des fonds connue (1 jour de délai maximum pour le virement).

Dans tous les cas, si vous n’avez pas migré vers le SEPA au 1er février 2014, vos opérations de virement et de prélèvement ne pourront plus être traitées d’une part, mais d’autre part, cela risque de vous engendrer des coûts bancaires supplémentaires dû au traitement informatique.

Faire la conversion RIB en IBAN

Dans le cadre de l’évolution des systèmes de virements et prélèvements bancaires généralisés en Europe (SEPA), le RIB ne permettra plus de réaliser des opérations bancaires à compter du 01/02/2014. Il n’est plus possible de saisir de RIB dans l’application Ogust depuis le 11/10/2013, seul le format IBAN est à présent accepté. Les RIB existants continueront de fonctionner et ainsi que les opérations bancaires au format CFONB jusqu’au 31/01/2014.

conversion RIB en IBAN - comment lire un IBAN ?

Si vous êtes gestionnaire du compte Ogust, vous allez pouvoir procéder à la conversion (service optionnel payant) de vos RIB en IBAN.

  1. Dans le menu “Mon compte”, sélectionnez “Compte utilisateur”.
  2. Sélectionnez ensuite l’onglet “Conversion RIB/IBAN” puis suivre la procédure (le coût de l’opération sera affiché avant commande).

Si vous ne voyez pas cet onglet, c’est que vous n’êtes pas le gestionnaire du compte. Si vous pensez l’être néanmoins, merci de contacter le support (menu accueil puis support).

PS : Même si vous n’avez pas encore basculé sur le système SEPA, vous pouvez convertir vos RIB en IBAN sans incidence sur l’utilisation des virements et prélèvements aux anciens formats.

Pour émettre un virement au format SEPA, il est indispensable d’utiliser les codes internationaux BIC et IBAN en remplacement du RIB utilisé jusqu’à présent pour les virements nationaux.


Lexique

  • SEPA signifie « Single Euro Payments Area ». C’est un espace de paiement en euros qui vise à simplifier les virements bancaires et les paiements par prélèvement automatique.
    La zone SEPA comprend les 27 États membres de l’Union européenne (UE), les quatre États membres de l’AELE  (Association européenne de libre-échange composée de l’Islande, du Liechtenstein, de la Norvège et de la Suisse), Monaco, Saint-Marin et le Royaume-Uni.

Zones SEPA

Les particuliers et les entreprises peuvent effectuer des virements et des prélèvements en France et dans les pays de cette zone dans les mêmes conditions (tarif, délai de traitement…) grâce aux BIC et à l’IBAN qui est un identifiant unique.

  • BIC (Bank Identifier Code) : le code BIC permet d’identifier une banque au niveau international.
  • IBAN (International Bank Account Number) : il s’agit de l’identifiant international de compte bancaire.
  • RIB signifie « Relevé d’Identité Bancaire ». Il identifie le titulaire d’un compte bancaire.

Pour aller plus loin :

Ogust se dote d’une balance âgée Clients

Ogust se dote d’une balance âgée Clients

Ce mois-ci, Ogust se dote d’une balance âgée Clients. Souvent inconnue du plus grand nombre, elle est pourtant essentielle comme indicateur de la santé de l’entreprise puisqu’elle donne une visibilité sur l’état de la trésorerie future de l’entreprise. Mais, voyons plus de plus près comment exploiter au mieux cet outil dans la gestion de votre l’entreprise.

Qu’est-ce qu’une balance âgée Clients ?

Une balance âgée client est un tableau de bord comptable. Véritable outil de pilotage de votre trésorerie, la balance âgée Client vous donne une vue sur 90 jours glissants de votre rentrée des créances.

À tout moment de l’année, elle permet de suivre à une date donnée (date du jour ou bien à une date d’arrêté comptable par exemple) l’état des créances clients (factures émises sur les clients). Vous pouvez ainsi suivre si le chiffre d’affaires facturé est bien recouvré normalement.

Ogust se dote d'une balance âgée

À quoi sert-elle ?

Comme dit précédemment, c’est un tableau de bord. C’est donc aussi un outil de prise de décision.

La balance âgée est un outil indispensable pour :

  • suivre les retards de règlements,
  • identifier les “mauvais payeurs”.

Quelles décisions prendre ?

Par sa vue synoptique, la balance âgée vous permet donc d’identifier rapidement les retards de paiement et les mauvais payeurs. Elle vous aide aussi à prendre des décisions sur les « niveaux de tolérance » concernant les retards de paiement tant sur la durée que sur les montants dus. Vous pouvez alors définir les délais pour adresser les relances et le délai entre la 1re, 2e et 3e relance.

Prendre les devants sur les retards de paiement exceptionnel

Le contexte économique étant compliqué, vous pouvez rapidement constaté si ce retard de paiement est inhabituel – certains particuliers ont la fâcheuse manie d’attendre la relance pour régler leur facture – et dans ce cas, outre la relance, éventuellement contacter le client pour identifier le problème et peut-être négocier d’autres modalités de contrat ou un étalement de la dette.

Se prémunir contre les mauvais payeurs

Avec la balance âgée, l’identification des mauvais payeurs est assez facile et permet de ne pas être surpris. Vous avez donc relativement le temps pour choisir et mettre en œuvre une stratégie afin d’obtenir le recouvrement de la dette et surtout d’alerter vos commerciaux sur ces profils. Elle permet également de constituer un tableau de bord comprenant les indicateurs sur les risques à venir.

Recouvrement

Si après plusieurs relances amiables, le client n’a pas réglé le montant dû, il vous est possible de démarrer un processus de recouvrement par voie judiciaire.

Affacturage

Si vous n’avez pas adressé à temps les relances et négligé le suivi des encaissements, votre entreprise peut être confrontée à des problèmes de trésorerie. Vous pouvez alors avoir recours à une société d’affacturage (l’affactureur ou, en anglais, factor) pour financer la poursuite de votre activité.

Le factor vous apporte le montant des factures que vous lui confiez et se charge de leur recouvrement après le dépassement des dates d’échéance. Il perçoit en contrepartie une commission pour le service et l’avance des fonds.

Le coût de l’affacturage est variable : il dépend du volume et du montant global des factures cédées, et d’autres facteurs comme votre secteur d’activité, etc. Généralement, le coût de l’affacturage est évalué entre 1,4% et 2,5% du chiffre d’affaires confié.

De la balance âgée Clients à votre plan de trésorerie

La balance âgée permet donc à la fois de visualiser les créances échues et non échues, permettant aussi de construire un prévisionnel de trésorerie.

Un plan de trésorerie est un document financier qui récapitule les entrées et les sorties de trésorerie prévues, sans exception, sur 12 mois généralement.

Ce plan de trésorerie doit être tenu à jour régulièrement afin de remonter des informations exactes et vraies pour prédire le futur. Vous aurez ainsi une visibilité correcte sur la santé financière de votre entreprise, et vous pourrez envisager ou non des investissements.

La balance âgée Clients étant la source d’information sur l’état des entrées provenant des clients, elle est indispensable à la conception de votre plan de trésorerie et à sa mise à jour.


Pour aller plus loin

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